Administración

Para otros usos de este término, véase Administración (desambiguación).

La administración es la disciplina científica que tiene por objeto de estudio las organizaciones constituyendo una sociotecnología^[1]​ encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etcétera) de una organización, con el fin de tomar el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social o económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

Administración moderna de una organización, centrada en la estrategia y sobre todo enfocada a las necesidades del cliente.

Otras definiciones de administración (según varios autores) son las siguientes:

• La administración es una disciplina que estudia el comportamiento de personas e instituciones humanas expuesta a cambios continuos.^[2]​ (Peter Drucker)
• La administración utiliza un conocimiento fundamental organizado -la ciencia- y lo aplica de acuerdo a la realidad para obtener el resultado deseado y su arte es, el "saber cómo" alcanzar un resultado concreto. (Chester I. Barnard)
• La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.^[3]​ (George R. Terry).
• La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. (José A. Fernández Arenas).^[4]​
• La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad. (Lourdes Münch Galindo y José García Martínez).^[5]​

Todas estas definiciones contienen ciertos elementos en común:

1. La existencia de objetivo(s) hacia el cual está enfocada la administración.
2. La administración se da en grupos sociales, es entre personas.
3. Debe existir el uso adecuado de recursos para lograr el fin común.
4. Requiere de la eficacia, es decir, lograr los objetivos establecidos o previstos.
5. Necesita la eficiencia que se refiere al logro de los objetivos pero al menor costo y con la máxima calidad.
6. Productividad, es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de esfuerzos humanos.

Etimología

La palabra «administración», se forma del prefijo «ad» («hacia») y de «ministratio». Esta última palabra viene a su vez de «minister», vocablo compuesto de «minus» —comparativo de inferioridad— y del sufijo «ter», que sirve como término de comparación. «Minister» significa «subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro».^[6]​

Considerando la definición anterior, puede decirse entonces que:

• Planificar: es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (análisis FODA). La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo, donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente.

• Organizar: responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿Cómo se va a realizar la tarea?; ¿Cuándo se va a realizar?; mediante el diseño de proceso de negocio, que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qué secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

• Dirigir: es la influencia positiva y voluntaria (que implica persuadir), para que todo lo que se ha planeado y organizado, se pueda realizar; en términos coloquiales significa "Hacer que las cosas se hagan" y la probabilidad de que se logre dicho objetivo aumenta, cuando ejercemos sobre los miembros de la empresa, el liderazgo, la motivación, la comunicación y la supervisión efectiva, para lo cual se recomienda que sea basado en la teoría de la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.

• Controlar: es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto, es aplicable a empresas privadas y públicas; instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales y otras instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

La administración por áreas funcionales de la empresa

• administración financiera o finanzas corporativas
• administración comercial (marketing o mercadotecnia).
   

  Estructura clásica piramidal por niveles de las organizaciones, organizada por áreas funcionales
• administración de la producción u operaciones
• administración de recursos humanos

Como las áreas funcionales más frecuentes en las organizaciones, existen departamentos de:

• Administración de las tecnologías de la información
• Organización y método
• Investigación operativa
• Administración estratégica
• Gestión del conocimiento
• Gestión del talento
• Gestión de proyectos
• Gestión de riesgos
• Administración de la cadena de suministro

• Logística

La administración se relaciona estrechamente con otras ciencias e ingenierías, como la economía, la contabilidad, la comunicación,el derecho, la psicología, la sociología,el trabajo social, la política, las matemáticas, la estadística, la antropología, la historia, la geografía, la filosofía, la ciencia militar, la ingeniería industrial y la Ingeniería de sistemas.

Historia

Al remontarse al origen de la historia de la administración; algunos escritores, remontan el desarrollo de la administración a los comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos constructores de las pirámides, o a los métodos organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo, muchas empresas pre-industriales, dada su escala pequeña, no se sentían obligadas a hacer frente sistemáticamente a las aplicaciones de la administración.

Pero estudios recientes demuestran que probablemente la administración pudo aparecer conjuntamente con la aparición del hombre, ya que en los inicios el hombre sentía la necesidad de administrar las labores y las raciones alimenticias para cada integrante que formaba el grupo, dando así a los primeros pasos de la administración. Así mismo, cuando el hombre pasó por el proceso de hombre nómada a hombre sedentario se intensificaron las tareas administrativas, pero cuando se formaron las primeras civilizaciones se dio un cambio evolutivo en el área administrativa, siendo un poco más compleja.

Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre los siglos V y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de la organización, y de esta forma el nacimiento formal de la administración. Sin embargo es en el siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de manera científica y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la Revolución Industrial.

Siglo XIX

En los estados absolutistas y dentro de una economía mercantilista (siglos XVII y XVIII) se desarrollaron las llamadas ciencias camerales en Austria, y la ciencia de la policía en Alemania y Francia sobre todo ,que serían los antecedentes de la llamada Ciencia de la Administración.

Luego con la Revolución Gloriosa en Inglaterra y con la Revolución Francesa surge el liberalismo y el sistema capitalista, y aparecen las primeras publicaciones sobre Administración que derivan de las antedichas ciencias.

En la primera década del siglo XIX se publican dos obras importantes. En Alemania, el nurembergués Johann Michael Leuchs (1763-1836) publica en el año 1804 su obra traducida como Ciencia comercial completa o Sistema del comercio que marca la transición de un enfoque descriptivo a uno inductivo generalizador, comenzando con el estudio científico de los temas de economía de la empresa.^[7]​

En Francia, Charles-Jean Baptiste Bonnin que se considera actualmente (con base en hallazgos relativamente recientes) como el padre de la Administración Pública, publicó en el año 1808 su primera obra llamada De l’Importance et de la Nécessité d’un Code Administratif,^[8]​ donde enuncia los principios de la misma (que con las adaptaciones correspondientes pueden aplicar a la Administración Privada).

Por ejemplo, algunos de sus principios de Administración Pública fueron: " La acción está en la fuerza y la fuerza radica en la unidad"; "Administrar es obra de uno solo", entre otros. Note la similitud con algunos principios enunciado por Henri Fayol, pero realizados con más de 100 años anterioridad.

Sin embargo, debido a las características del liberalismo y capitalismo naciente las investigaciones tanto en administración privada como en administración pública no prosperaron, dado que, por el lado de lo privado el leitmotiv "dejar hacer-dejar pasar" enfocó los estudios económicos en la Economía Política dejando de lado los estudios empresariales; y por el lado de lo público al propender a un estado pequeño y que interviniese lo menos posible en la vida y economía de las personas, el estudio de la administración pública terminó acaparado por el Derecho Administrativo, como mecanismo de preservar y garantizar el derecho de los individuos ante la administración estatal.

Si bien siguieron habiendo escritos tanto de administración pública como privada durante el transcurso del siglo XIX, es hacia fines del mismo donde comienza a cobrar impulso la investigación y publicación de obras administrativas, tanto en su faz privada mayormente como en la pública.

Por otro lado, algunos piensan en la administración moderna como una disciplina que comenzó como un vástago de la economía en el siglo XIX. Los economistas clásicos, como Adam Smith y John Stuart Mill, proporcionaron un fondo teórico a la asignación de los recursos, a la producción y a la fijación de precios. Al mismo tiempo, innovadores como Eli Whitney, James Watt y Matthew Boulton desarrollaron herramientas técnicas de producción tales como la estandarización, procedimientos de control de calidad, contabilidad analítica y planeamiento del trabajo.

Para fines del siglo XIX, Léon Walras, Alfred Marshall y otros economistas introdujeron una nueva capa de complejidad a los principios teóricos de la Administración. Joseph Wharton ofreció el primer curso de nivel terciario sobre Administración en 1881.

Siglo XX

Durante el siglo XX la administración fue evolucionando en la medida en que las organizaciones fueron haciéndose más complejas y las ciencias como la ingeniería, sociología, psicología, teoría de sistemas y las relaciones industriales fueron desarrollándose. La administración no presenta acuerdo epistemológico dándose un problemática en este aspecto^[9]​; ya Harold Koontz en 1961 realizó su famosa publicación "La jungla de la teoría administrativa" y luego en 1980 realizó una nueva publicación llamada "Revisión de la jungla de la teoría administrativa"^[10]​^[11]​

Enfoque clásico de la administración

La escuela de la administración científica se desarrolló en los Estados Unidos, durante los gobiernos de los presidentes Theodore Roosevelt y Woodrow Wilson^[12]​ , teniendo a F. W. Taylor como su iniciador. Aparece en un contexto económico, post 1850, donde nace la gran empresa (inicialmente las ferroviarias, construcción, acerías) y donde se da un aumento de la competencia; situación algo similar se vivía en Francia donde surge la teoría clásica de la mano de H. Fayol.^[13]​

Esta escuela se divide en cuatro corrientes principales, que tratan de establecer principios de aplicación universal, analizando la naturaleza y estructura de la Administración:

Escuela de administración científica

Alrededor del 1900, muchos empresarios intentan dar a sus actividades e ideas una base científica.^[14]​ Los ejemplos incluyen Science of Management, de Henry Towne, de 1890, La administración científica, de Frederick Winslow Taylor (1911), El estudio aplicado del movimiento, de Frank y Lillian Gilbreth (1917). En 1912 Yoichi Ueno introdujo el taylorismo en Japón y se convirtió en el primer consultor en administración de empresas que creó el llamado «estilo japonés de administración».^[15]​ Su hijo Ichiro Ueno fue un pionero de la garantía de calidad japonesa. Para la década de 1930 hace su aparición el fordismo, siguiendo las ideas de Henry Ford, el fundador de la Ford Motor Company.

Todas las operaciones que se desarrollan en las empresas se reparten en seis grupos, que son:^[16]​

• operaciones técnicas como producción, fabricación y transformación

• operaciones financieras como la búsqueda y administración del capital
• operaciones comerciales como las compras, ventas, marketing
• operaciones contables como inventarios y estados financieros
• operaciones administrativas que son planeación, organización, ejecución, dirección y control

Escuela de administración clásica

Las primeras teorías generales de la Administración aparecieron alrededor de 1916. Primero, Henri Fayol, que es reconocido como el fundador de la escuela clásica de la administración, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y estableció los 14 principios de la administración en su libro Administración general e industrial:

• Subordinación de intereses particulares: Por encima de los intereses de los empleados, están los intereses de la empresa. Aunque la verdad es darle más importancia a los empleados que la empresa
• Unidad de Mando: En cualquier trabajo un empleado solo deberá recibir órdenes de un superior.
• Unidad de Dirección: Un solo jefe y un solo plan para todo grupo de actividades que tengan un solo objetivo. Esta es la condición esencial para lograr la unidad de acción, coordinación de esfuerzos y enfoque. La unidad de mando no puede darse sin la unidad de dirección, pero no se deriva de esta.
• Centralización: Es la concentración de la autoridad en los altos rangos de la jerarquía.
• Jerarquía: La cadena de jefes va desde la máxima autoridad a los niveles más inferiores y la raíz de todas las comunicaciones van a parar a la máxima autoridad.
• División del trabajo: quiere decir que se debe especializar las tareas a desarrollar y al personal en su trabajo.
• Autoridad y responsabilidad: Es la capacidad de dar órdenes y esperar obediencia de los demás, esto genera más responsabilidades.
• Disciplina: Esto depende de factores como las ganas de trabajar, la obediencia, la dedicación y un correcto comportamiento.
• Remuneración personal: Se debe tener una satisfacción justa y garantizada para los empleados.
• Orden: Todo debe estar debidamente puesto en su lugar y en su sitio, este orden es tanto material como humano.
• Equidad: Amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal.
• Estabilidad y duración del personal en un cargo: Hay que darle una estabilidad al personal.
• Iniciativa: Tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan a seguir y poder asegurar el éxito de este.
• Espíritu de equipo: Hacer que todos trabajen dentro de la empresa con gusto y como si fueran un equipo, hace la fortaleza de una organización.^[17]​

Escuela empirológica de Ernest Dale

La escuela empirológica de Ernest Dale plantea que la administración no debe basarse solo en la experiencia práctica que enunciaron los iniciadores de la Administración, sino que se deben realizar investigaciones para cada caso en particular y en un determinado momento; también plantean la enseñanza por medio de casos reales.^[18]​

Enfoque humanístico de la administración

Con el advenimiento del enfoque humanístico, la teoría administrativa sufre una verdadera revolución conceptual: la transferencia del énfasis antes puesto en la tarea (por la administración científica) y en la estructura organización (por la teoría clásica de la administración) al énfasis en las personas que trabajan o en las organizaciones.^[19]​ Con el enfoque humanístico, la preocupación por la máquina y por el método de trabajo, por la organización formal y los principios de administración aplicables a los aspectos organizacionales, ceden prioridad a la preocupación por el hombre y su grupo social: de los aspectos técnicos y formales se pasa a los aspectos psicológicos y sociológicos.

Escuela de las relaciones humanas

La teoría de las relaciones humanas (también denominada escuela humanística de la administración), desarrollada por Elton Mayo y sus colaboradores, surgió en los Estados Unidos como consecuencia inmediata de los resultados obtenidos mediante los experimentos de Hawthorne. Fue básicamente un movimiento de oposición a la teoría clásica de la administración.^[20]​

La escuela de las relaciones humanas surgió, en parte, debido a que el enfoque clásico no lograba suficiente eficiencia productiva ni armonía en el centro de trabajo. Esto hizo que aumentara el interés por ayudar a los gerentes a manejar con más eficacia los Recursos humanos de sus organizaciones. Varios teóricos trataron de reforzar la teoría clásica de la organización con elementos de la sociología y la psicología.^{[cita requerida]}

La línea de investigación en esta escuela es la de Elton Mayo y algunos otros colegas de Harvard, entre ellos Fritz J. Roethlisberger y William J. Dickson que realizaron una serie de estudios en Western Electric Company entre 1924 y 1933, los cuales con el tiempo se conocieron como «los estudios de Hawthorne», porque muchos de ellos fueron realizados en la fábrica Hawthorne de Western Electric, cerca de Chicago.^{[cita requerida]}

En estos estudios se investigó la relación entre la cantidad de iluminación en el centro de trabajo y la productividad de los obreros. Los investigadores llegaron a la conclusión de que los empleados trabajarían con más tesón si la gerencia se preocupaba por su bienestar y si los supervisores les prestaban atención especial. Este fenómeno se conoció, más adelante, como el efecto de Hawthorne.^{[cita requerida]}

Los investigadores también llegaron a la conclusión de que los grupos informales de trabajo (el entorno social de los empleados) tienen una influencia positiva en la productividad. Muchos de los empleados de Western Electric opinaban que su trabajo era aburrido y absurdo, pero que sus relaciones y amistades con sus compañeros, en ocasiones sujetos a la influencia de un antagonismo compartido contra los jefes, le daban cierto significado a su vida laboral y les ofrecían cierta protección contra la gerencia. Por tal motivo, la presión del grupo, con frecuencia, representaba una mayor influencia para aumentar la productividad de los trabajadores que las demandas de la gerencia.^{[cita requerida]}

Así pues, Mayo era de la opinión que el concepto del hombre social (movido por necesidades sociales, deseoso de relaciones gratificantes en el trabajo y más sensible a las presiones del grupo de trabajo que al control administrativo) era complemento necesario del viejo concepto del hombre racional, movido por sus necesidades económicas personales.^{[cita requerida]}

Al poner de relieve las necesidades sociales, el movimiento de relaciones humanas mejoró la perspectiva clásica que consideraba la productividad casi exclusivamente como un problema de ingeniería. En cierto modo, Mayo redescubrió el antiguo principio de Robert Owen, según el cual un genuino interés por los trabajadores, las «máquinas vitales» como Owen solía llamarlos, pagaría dividendos.^{[cita requerida]}

Además, estos investigadores recalcaron la importancia del estilo del gerente y con ello revolucionaron la formación de los administradores. La atención fue centrándose cada vez más en enseñar las habilidades directivas, en oposición a las habilidades técnicas. Por último, su trabajo hizo renacer el interés por la dinámica de grupos. Los administradores empezaron a pensar en función de los procesos y premios del grupo para complementar su enfoque anterior en el individuo.^{[cita requerida]}

Escuela estructuralista-burocrática

La escuela estructuralista-burocrática analiza las relaciones que tienen las organizaciones con el sistema social que las rodea; estudia los intercambios y las influencias del contexto en la organización; también estudia los grupos formales e informales dentro de las organizaciones y como influye el contexto en estos. Entre sus principales exponentes podemos destacar a Ralph Dahrendorf, así también como a Renate Mayntz^[21]​, Philip Selznick, Chester Barnard y Amitai Etzioni para toma de decisiones.^[22]​ La escuela estructuralista pretende equilibrar los recursos de la empresa, prestando tanto a su estructura como al recurso humano, abordando aspectos tales como la correspondencia entre la organización formal e informal.

La corriente estructuralista de la administración pretende equilibrar los recursos de la empresa, prestando atención tanto a su estructura como al recurso humano, abordando aspectos tales como la correspondencia entre la organización formal e informal, entre los objetivos de la organización y los objetivos personales y entre los estímulos materiales y sociales. Tiene como objetivo principal estudiar los problemas de las empresas y sus causas prestando especial atención a los aspectos de autoridad y comunicación. Considera que hay cuatro elementos comunes a todas las empresas: autoridad, comunicación, estructura de comportamiento, estructura de formalización.^[23]​

Escuela conductista (psicológica) de la Administración

Abraham Maslow, Douglas McGregor y Frederick Herzberg, entre otros, escribieron sobre la superación personal de los individuos. Su obra engendró nuevos conceptos en cuanto a la posibilidad de ordenar las relaciones para beneficio de las organizaciones. Además, determinaron que las personas pretendían obtener algo más que recompensas o placer al instante. Dado que las personas tenían formas de vida complejas, entonces las relaciones en la organización deberían sustentar dicha complejidad.

Según Maslow, las necesidades que quieren satisfacer las personas tiene forma de pirámide. Las necesidades materiales y de seguridad están en la base de la pirámide y las necesidades del ego (por ejemplo, la necesidad de respeto) y las necesidades de autorrealización (como la necesidad de crecimiento personal y de significado) están en la cúspide. McGregor presentó otro ángulo del concepto de la persona compleja. Distinguió dos hipótesis básicas alternativas sobre las personas y su posición ante el trabajo. Llamó a estas dos hipótesis teoría X y teoría Y.

Por su parte, Herzberg planteó distintos elementos y factores que motivan, desmotivan o no motivan al factor humano dentro de la organización. Explicó que todo lo que ocurra en la empresa relacionado con el individuo y su forma de sentirse, lo motivará; sin embargo, todo aquello que imponga reglas, políticas de la organización, salarios, entre otros, no lo motivarán pero que, si no están presentes, podrán desmotivarlo.

Teoría de la jerarquía de necesidades

La llamada pirámide de Maslow o jerarquía de las necesidades humanas es una teoría psicológica propuesta por Abraham Maslow en su obra Una teoría sobre la motivación humana (A Theory of Human Motivation), de 1943, que posteriormente amplió. Maslow formulá en su teoría una jerarquía de necesidades humanas y defiende que, conforme se satisfacen las necesidades más básicas (parte inferior de la pirámide), los seres humanos desarrollan necesidades y deseos más elevados (parte superior de la pirámide).

Teoría de los dos factores

Frederick Herzberg formuló la llamada teoría de los dos factores para explicar mejor el comportamiento de las personas en situaciones de trabajo. Este autor plantea la existencia de dos factores que orientan el comportamiento de las personas. La satisfacción, que es principalmente el resultado de los factores de motivación; y la insatisfacción, que es principalmente el resultado de los factores de higiene. Los factores de motivación tienen poco efecto sobre la insatisfacción. En cambio, si los factores de higiene faltan o son inadecuados, causan insatisfacción, pero su presencia tiene muy poco efecto en la satisfacción a largo plazo.

Teoría X y teoría Y

Douglas McGregor, en su obra El lado humano de las organizaciones (1960), describe dos formas de pensamiento en los directivos a las que denominó teoría X y teoría Y. Son dos teorías contrapuestas de dirección; en la primera, los directivos consideran que los trabajadores solo actúan bajo amenazas, y en la segunda, los directivos se basan en el principio de que la gente quiere y necesita trabajar.^{[cita requerida]}

Teoría del desarrollo Organizacional

En la década de los años sesenta, en los Estados Unidos, un grupo de científicos sociales desarrolló un trabajo que hace énfasis en el desarrollo planeado de las organizaciones: el desarrollo organizacional (abreviado D.O.). Desde entonces se ha escrito mucho sobre el asunto, en especial algunos profesionales ligados a las ciencias del comportamiento que ejercen también funciones de consultores de organizaciones. El asunto ha sido entendido de diversas maneras por numerosos autores, y no existe un consenso general bien definido sobre qué es el desarrollo organizacional.^[24]​

Teoría del comportamiento administrativo

Esta teoría pone especial énfasis en la racionalidad limitada en la toma de decisiones administrativas, Propone lo que llama hombre administrativo, donde se identifica a un ser que se comporta con relativa racionalidad y busca obtener resultados satisfactorios, y lo diferencia del llamado hombre económico, que actúa racionalmente y busca maximizar el beneficio. Mientras que el hombre económico maximiza al seleccionar el mejor curso de acción de todas las opciones posibles (lo que implica tener información perfecta), el hombre administrativo simplemente “satisface” en su esfuerzo por acercarse a una decisión que le resulte suficientemente satisfactoria (ya que no puede poseer información perfecta).^[25]​

Como síntesis se puede decir que esta teoría postula que la mejor forma de organización es la que permite que los empleados de todos los niveles tomen decisiones y colaboren en el cumplimiento de los objetivos, de acuerdo a su nivel de influencia y autoridad.^[26]​

Sus principales autores fueron James March y Herbert Simon realizaron sus obras entre 1961 y 1984. Su influencia sobre el desarrollo de la teoría administrativa posterior ha sido importantísima.

Realizaron un gran aporte a la teoría de la decisión y a conocer el verdadero comportamiento administrativo.

Escuela sistémica de la administración

La llamada escuela sistemática de la administración agrupa en su seno a la cibernética, la teoría matemática de la Administración, la teoría de las contingencias y la teoría de los sistemas y es representada por autores como Norbert Wiener, John von Neumann, Ludwig von Bertalanffy, Daniel Katz, Robert L. Kahn y Stanford L. Optner, entre otros. La escuela sistemática propone una nueva forma de analizar la organización reconociendo la importancia de las relaciones entre las partes para alcanzar el propósito por completo.^[27]​

Teoría matemática de la administración

Manifiesta que la toma de decisión es un proceso y por lo tanto este puede ser traducido a fórmulas matemáticas; realiza modelos matemáticos aplicados a la solución de los problemas administrativos. Esta escuela se divide en dos ramas:

• La cibernética de Norbert Wiener y Arturo Rosenblueth Stearns, con modelos matemáticos de dinámica de sistemas.
• Los investigadores operacionales, donde se aplican modelos matemáticos de programación lineal, teoría de colas, entre otros.

Teoría de los sistemas

La teoría de los sistemas o teoría general de los sistemas (TGS) se desarrolló durante la Guerra Fría y es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades, los sistemas, que se presentan en todos los niveles de la realidad, pero que son objeto tradicionalmente de disciplinas académicas diferentes. Su puesta en marcha se atribuye al biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy, quien acuñó la denominación a mediados del siglo XX.

• Las organizaciones como sistemas: Una organización es un sistema sociotécnico incluido en otro más amplio, que es la sociedad, con el que interactúa en una influencia mutua. También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.

Escuela de toma de decisiones

La escuela de toma de decisiones manifiesta que la ejecución administrativa se lleva a cabo por medio de una decisión; afirman que los administradores necesitan saber tomar decisiones y saber con exactitud cómo tomarlas mediante procesos lógicos. Cuenta, entre sus principales autores, a Howard Raiffa, de Harvard.

Escuela situacional o contingencial

La llamada escuela situacional, también llamada escuela contingencial, es un enfoque que plantea que el administrador se ve influido por la situación y por las circunstancias que lo rodean, pero plantea que a su vez puede influir en estas situaciones por medio de la decisión administrativa que toma. Se destacan autores como Hall, Harold Koontz y Weihrich.

Corrientes de pensamiento surgidas a partir de 1980

Escuela de administración estratégica

Surge en la década de 1980 y, según Henry Mintzberg, tiene dos enfoques: el normativo, que recomienda un método para elaborar una estrategia, lo conciben los expertos y después los trabajadores lo llevan a la práctica; por otro lado el enfoque descriptivo se refiere a como se crean o forman las estrategias y supone que las fases de formulación y ejecución interactúan y se recrean. Las empresas no crean sus estrategias de forma deliberada sino que surgen de sus actividades.^[28]​

Los pioneros en esta disciplina fueron Peter Drucker, quien manifestó el pensamiento estratégico mediante preguntas simples: ¿Cuál es nuestro negocio?, ¿Dónde estamos? y ¿Dónde queremos estar?. Por lo tanto, definir a qué se dedica (diagnóstico), dónde se quiere llegar (visión) y definir los caminos para poder llegar (cómo). El otro pionero fue Igor Ansoff quien desarrolló una serie de estrategias para conquistar nuevos mercados (matriz de Ansoff).

Otro autor importante aquí es Michael Porter, quien desarrolló estrategias competitivas (estrategias genéricas de Porter) y una serie de matrices de análisis industrial, análisis Porter de las cinco fuerzas, la cadena de valor, etc.

Teoría Z

Esta filosofía se conoce como toyotismo, a la cual Ouchi llamó teoría Z ^[29]​(también denominada escuela japonesa), se popularizó durante el boom económico, y se interesa en incrementar la apropiación y amor del empleado por la compañía, garantizar la seguridad en el empleo a largo plazo, toma de decisiones colectiva, responsabilidad individual, y control informal e implícito, aunado a sistemas de medición del desempeño formales y explícitos.^[30]​ Según el doctor William Ouchi, su principal proponente, la administración de la teoría Z tiende a promover los empleos fijos, la alta productividad y alta satisfacción y moral en los empleados. Una empresa practica la Teoría Z cuando el factor trabajo (todos los trabajadores, desde el más alto gerente o director, hasta el más humilde obrero) se involucra en la organización.^[31]​

Teoría de las limitaciones

La teoría de las limitaciones o teoría de las restricciones (Theory of Constraints - TOC) fue creada por Eliyahu M. Goldratt, doctor en física israelí que, siendo empresario de la industria del software y siendo su empresa la 6.ª de más rápido crecimiento en 1982 según Inc. Magazine, se preguntó si acaso existiría alguna relación válida entre las técnicas utilizadas en la resolución de problemas científicos y los que él encontró en su trabajo empresarial. Inició su investigación y él desarrolló su teoría en forma de una novela, su best-seller La meta.

Esta teoría tiene como fundamento la Teoría de Sistemas, cuyo punto de partida es la consideración de que los sistemas son teleológicos; es decir, que tienen un objetivo o propósito. La TOC considera la empresa como un sistema constituido con la intencionalidad de conseguir una meta.^[32]​

La esencia de la teoría de las restricciones se basa en cinco puntos correlativos de aplicación:

• Identificar las restricciones del sistema.
• Decidir cómo explotarlas.
• Subordinar todo a la decisión anterior.
• Superar la restricción del sistema (elevar su capacidad).
• Si en los pasos anteriores se ha roto una restricción, regresar al paso (1), pero no permitir la inercia.^[33]​

El análisis del mundo de la utilidad, propuesto por la TOC, conduce a un cambio en las prioridades gerenciales. Tradicionalmente los gestores empresariales han definido sus prioridades de la siguiente manera:

1. Reducción de costos.

2. Incremento de la utilidad.

3. Mantenimiento de inventarios.

Ahora, con la TOC, hay un cambio fundamental en el orden:

1. Incrementar la utilidad (atacando restricciones productivas ,mercadológicas, administrativas ,etc.).

2. Reducción del inventario (de materiales, productos en proceso y productos terminados).

3. Reducción de costos(todo el dinero que se gasta en transformar el inventario en utilidad).^[34]​

Administración de la calidad total

 

William Edwards Deming, difusor del concepto de la calidad total

La gestión de la calidad total (TQM, del inglés Total Quality Management) también conocida como Excelencia se puede definir como una estrategia de gestión de la organización, cuyo objetivo principal es satisfacer de una manera equilibrada las necesidades y expectativas de todos sus grupos de interés. Estos grupos de interés suelen estar formados normalmente por: cliente, empleados, accionistas y la sociedad en general.^[35]​

El concepto de calidad, ha contado con aportaciones de muchos autores, entre ellos Jurán, Crosby, Deming, Ishikawa y otros, que han conseguido evolucionar el concepto mediante sus aportaciones y estudios.

Una definición generalmente aceptada es la que identifica la Calidad con el grado de satisfacción que ofrecen las características del producto/servicio, en relación con las exigencias del consumidor al que se destina, es decir, un producto o servicio es de calidad, cuando satisface las necesidades y expectativas del cliente o usuario, en función de determinados parámetros, tales como seguridad, confiabilidad y servicio prestado.^[36]​

En la TQM se han incluido temas como mejora continua, mantenimiento productivo total, kanban, just in time, círculos de calidad, kaizen, etc.

Dentro de esta corriente se suele incluir vulgarmente a la denominada teoría de la excelencia inaugurada por Tom Peters en 1982, con su libro En busca de la excelencia, en coautoría con Robert Waterman y, que, fue seguida por algunos autores más como Jim Collins y Jerry Porras. Actualmente es considerada un fraude y no es tenida en cuenta dada su falta de metodología científica, ya que, de la lista de las 43 compañías consideradas como ejemplares, luego de un par de años de publicado el libro muchas comenzaron a experimentar serios problemas financieros; en 1983, Atari perdió 500 millones de dólares y fue vendida. Wang Labs y DEC desaparecieron. IBM atravesó sin problemas la década del '80, pero casi quiebra en los '90, etc.^[37]​^[38]​

Reingeniería de procesos

Hammer y Champy definen a la reingeniería de procesos como «la reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño tales como en costos, calidad, servicio y rapidez».^[39]​

Por lo tanto, se trata de una reconcepción fundamental y una visión holística de una organización. Preguntas como: ¿por qué hacemos lo que hacemos? y ¿por qué lo hacemos como lo hacemos? llevan a interiorizarse en los fundamentos de los procesos de trabajo.

La reingeniería de procesos es radical hasta cierto punto, ya que busca llegar a la raíz de las cosas, no se trata solamente de mejorar los procesos, sino y principalmente, busca reinventarlos, con el fin de crear ventajas competitivas osadas, con base en los avances tecnológicos.

Los beneficios más importantes de la administración

La administración permite un uso más eficiente de los recursos mediante diferentes técnicas o herramientas. Los principales beneficios son los siguientes:

• Favorece el esfuerzo humano: Contribuye a aumentar la efectividad en el trabajo, al poder concentrarse en los objetivos de cada tarea.
• Permite medir el desempeño de la institución.
• Genera información y conocimiento para optimizar la utilización de los recursos.
• Reduce costos, al favorecer la eficiencia de la organización.
• Mejor rendimiento de la necesidad del cliente y cumplimiento de expectativas.
• Decisiones más rápidas e informadas.
• Establece claras medidas de éxito en los proyectos (alcance, tiempo y costo).
• Posibilita el crecimiento sostenible.^[40]​

Características de la administración

• Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y control.La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.

• Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Que la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas

• Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, este es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.

• Unidad jerárquica. Todos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.

• Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.

• Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.

• Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, psicología, filosofía, antropología, ciencia política.

• Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.^[41]​

Proceso administrativo

La administración puede verse también como un proceso. Según Don Henry Fayol, dicho proceso está compuesto por funciones básicas: Planificación, organización, dirección, coordinación, control.

• Planificación: procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.

• Organización: proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.

• Dirección: función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. A partir de la dirección, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa.

• Coordinación: integración de las actividades de partes independientes de una organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.

• Control: proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.

El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones simultáneamente.

Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.

El papel que un gran administrador debe desempeñar

La profesión de administrador tiene muchos aspectos: según el nivel en que se sitúe, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planificación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto más se preocupe el administrador para saber o aprender cómo se ejecutan las tareas, más preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa. También debe tener en cuenta 3 tipos de habilidades que son fundamentales a la hora de administrar las cuales son: habilidad técnica, humana y conceptual. La habilidad técnica trata de utilizar todos los conocimientos y técnicas adecuadas que adquirió por su educación por lo tanto el administrador debe aplicarlo en la empresa a laborar, mientras que la habilidad humana se enfoca en la capacidad de trabajar con personas en equipo y ser un buen líder, por lo tanto el administrador debe saber manejar su ambiente laboral logrando que todos sus compañeros involucrados trabajen liderando de una manera que los impulse a tener ideas mejores y grandes, entregando resultados esperados, en cuanto a la habilidad conceptual se desarrolla entendiendo y comprendiendo los problemas que se pueden presentar en la organización global, para así el administrador entrar y poder solucionarlos evitando que se presenten en un futuro. Cuanto más se preocupe por desarrollar conceptos más preparado estará para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de gastos, una previsión de ventas, como se construye un organigrama, un flujograma, como se interpreta un balance, como se elabora la planificación y el control de producción, etc., ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo más importante y fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada.

Los destacados de la administración son los administradores, siendo la carrera universitaria que expide el título respectivo la Licenciatura o Grado en Administración de Empresas (Bachelor's degree in Business Administration, en países anglosajones).

Campo de aplicación

• El administrador es un organizador de recursos materiales, financieros y humanos.
• Estudiando administración las habilidades y conocimientos que desarrolles te permitirán detectar, prevenir y corregir errores en la planeación del trabajo de las personas.
• Como administrador puedes ayudar a las personas a hacer mejor las cosas y a ser más efectivos en su trabajo.
• El campo de trabajo del administrador comprende todas las Organizaciones Humanas, Públicas y Privadas, Despachos de Asesoría, consultoría y servicios como emprendedor independiente.
• Un buen administrador debe conocer todas las escuelas administrativas, para aplicar la más adecuada a las necesidades de la organización para la cual trabaja, sin restarle importancia al hecho de comprender y comunicar a sus subordinados, ya que la coordinación de ideas y voluntades de acción solo se logra cuando los componentes coadyuvan para alcanzar un objetivo común. Cuando hay conflictos o inconformidad entre los miembros del grupo de trabajo, los esfuerzos podrían llegar a desviarse del objetivo principal.

Funciones que desempeña el profesional en administración

• director ejecutivo
• dirección de recursos humanos
• dirección de operaciones o administración de la producción
• dirección estratégica
• dirección de mercadotecnia
• dirección de planificación y presupuestos
• dirección de proyectos
• dirección financiera
• auditoría administrativa, de riesgos y procesos

Véase también

• comunicación organizacional

• contabilidad de gestión

• cultura organizacional

• economía de las organizaciones
• política organizacional

• psicología del trabajo y de las organizaciones
• sociología de las organizaciones

Referencias

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Enlaces externos

•   Wikcionario tiene definiciones y otra información sobre administración.

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