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Gestión de la información

No confundir con Gestión de contenido empresarial o Gestión del conocimiento.

Gestión de la Información (GI) se refiere a un ciclo de actividad organizacional y al desarrollo, simulación o modelado de sistemas de información, aplicables a áreas de gestión en organizaciones para la adquisición de información de una o más fuentes, la custodia y la distribución de esa información a aquellos que la necesitan, y su disposición final a través del archivado o borrado.

Este ciclo de implicación organizacional con la información implica a una variedad de partes interesadas, incluyendo las que son responsables de asegurar la calidad, la accesibilidad y la utilidad de la información adquirida; los responsables de su almacenamiento y eliminación seguros; y los que lo necesitan para tomar decisiones. Los interesados podrían tener derecho a originar, cambiar, distribuir o eliminar información de acuerdo con las políticas de gestión de la información organizativa.

La gestión de la información abarca todos los conceptos genéricos de la gestión, incluyendo la planificación, organización, estructuración, procesamiento, control, evaluación y presentación de informes de actividades de información, todo lo cual es necesario para satisfacer las necesidades de aquellos con roles o funciones organizacionales que dependen de la información. Estos conceptos genéricos permiten que la información sea presentada a la audiencia o al grupo correcto de personas. Después de que los individuos sean capaces de poner esa información a utilizar, entonces gana más valor.

La gestión de la información está estrechamente relacionada con la gestión de datos, sistemas, tecnología, procesos y – donde la disponibilidad de información es crítica para el éxito organizacional – estrategia. Esta visión amplia del ámbito de la gestión de la información contrasta con la visión anterior, más tradicional, de que el ciclo de vida de la gestión de la información es un asunto operacional que requiere procedimientos específicos, capacidades organizativas y normas que tratan con información como un producto o un servicio.

Historia

Ideas emergentes de la gestión de datos

En la década de 1970, la gestión de la información en gran medida se refería a lo que ahora se denomina gestión de datos: tarjetas perforadas, cintas magnéticas y otros medios de mantenimiento de registros, que implican un ciclo de vida de tales formatos que requieren origen, distribución, respaldo, mantenimiento y eliminación. En este momento el enorme potencial de la tecnología de la información comenzó a ser reconocido: por ejemplo un solo chip que almacenaba un libro entero, o el correo electrónico que movía mensajes al instante alrededor del mundo, ideas notables en ese momento.[1]​ Con la proliferación de las tecnologías de la información y el alcance extendido de los sistemas de información en los años ochenta y noventa,[2]​ la gestión de la información tomó una nueva forma. Las empresas progresistas como British Petroleum transformaron el vocabulario de lo que entonces era "IT Management", de modo que "analistas de sistemas" se convirtieron en "analistas de negocios", "monopolio de suministro" se convirtió en una mezcla de "Insourcing" y "outsourcing", y la gran función se transformó en "equipos lean" que empezaron a permitir cierta agilidad en los procesos que aprovechan la información para beneficio del negocio.[3]​ El alcance del interés de la alta gerencia en British Petroleum se extendió desde la creación de valor a través de procesos comerciales mejorados, basados en la gestión efectiva de la información, permitiendo la implementación de sistemas de información apropiados (o "aplicaciones") que operaban en infraestructura de TI que fue subcontratado.[3]​ De esta manera, la gestión de la información ya no era un trabajo simple que podría ser realizado por cualquier persona que no tenía nada más que hacer, se convirtió en altamente estratégico y un asunto de atención a la alta dirección. Una comprensión de las tecnologías involucradas, la capacidad de gestionar los proyectos de sistemas de información y el cambio de negocio bien, y la voluntad de alinear la tecnología y las estrategias de negocio todo se hizo necesario.[4]

Posicionamiento de la gestión de la información en el cuadro mayor

En el período transitorio que conduce a la visión estratégica de la gestión de la información, Venkatraman (un fuerte defensor de este proceso de transición y transformación,[2]​ ofreció una simple disposición de ideas que sucintamente trajeron la gestión de datos, la gestión de la información y la gestión del conocimiento (véase la figura)) argumentaron que:

  • Los datos que se mantienen en la infraestructura de TI tienen que ser interpretados para renderizar información.
  • La información en nuestros sistemas de información debe ser entendida para emerger como conocimiento.
  • El conocimiento permite a los gerentes tomar decisiones efectivas.
  • Las decisiones eficaces tienen que conducir a acciones apropiadas.
  • Se espera que las acciones apropiadas proporcionen resultados significativos.

Esto a menudo se conoce como el modelo DICAR: Datos, Información, Conocimiento, Acción y Resultado,[5]​ da una pista fuerte en cuanto a las capas implicadas en alinear tecnología y estrategias organizativas, y puede ser visto como momento crucial en cambiar actitudes a la gerencia de la información. El reconocimiento de que la gestión de la información es una inversión que debe aportar resultados significativos es importante para todas las organizaciones modernas que dependen de la información y de la buena toma de decisiones para su éxito.[6]

Antecedentes teóricos

Teorías conductuales y organizacionales

Se cree comúnmente que la buena gestión de la información es crucial para el buen funcionamiento de las organizaciones, y aunque no existe una teoría comúnmente aceptada de la gestión de la información per se, las teorías conductuales y organizativas ayudan. Después de la teoría de la ciencia del comportamiento de la gerencia, desarrollada principalmente en la Universidad de Carnegie Mellon y apoyado prominente por March y Simon,[7]​ la mayor parte de lo que sucede en organizaciones modernas es realmente dirección de la información y toma de decisión. Un factor crucial en el manejo de la información y la toma de decisiones es la capacidad de un individuo para procesar información y tomar decisiones bajo limitaciones que puedan derivarse del contexto: la edad de una persona, la complejidad situacional, o la falta de calidad requerida en la información que está a la mano – todo lo cual se ve exacerbado por el rápido avance de la tecnología y los nuevos tipos de sistemas que permite, especialmente porque la web social emerge como un fenómeno que las empresas no pueden ignorar. Y, sin embargo, mucho antes de que hubiera un reconocimiento general de la importancia de la gestión de la información en las organizaciones, March y Simon[7]​ argumentaban que las organizaciones tienen que ser consideradas como sistemas cooperativos, con un alto nivel de procesamiento de la información y una vasta necesidad de tomar decisiones a varios niveles. En vez de utilizar el modelo del "hombre económico", según lo preconizado en teoría clásica[8]​ propusieron a "hombre administrativo" como alternativa, basado en su argumentación sobre los límites cognoscitivos de la racionalidad. Además, propusieron la noción de satisfacción, que implica buscar a través de las alternativas disponibles hasta que se cumpla un umbral de aceptabilidad-otra idea que todavía tiene moneda.[9]

Teoría económica

Además de los factores organizativos mencionados en March y Simon, hay otras cuestiones que surgen de la dinámica económica y medioambiental. Existe el costo de recolectar y evaluar la información necesaria para tomar una decisión, incluyendo el tiempo y esfuerzo requeridos.[10]​ El costo de transacción asociado con los procesos de información puede ser alto. En particular, las normas y procedimientos organizacionales establecidos pueden impedir la toma de la decisión más apropiada, lo que conduce a resultados subóptimos.[11][12]​ Este es un tema que se ha presentado como un problema importante con las organizaciones burocráticas que pierden las economías de cambio estratégico debido a actitudes arraigadas.[13]

Gestión estratégica de la información

Antecedentes

Según la escuela Carnegie Mellon, la capacidad de la organización para procesar la información es el núcleo de la competencia organizacional y de gestión, y las estrategias de una organización deben estar diseñadas para mejorar la capacidad de procesamiento de la información[14]​ y como los sistemas de información que proporcionan esa capacidad se formalizaron y automatizaron, las competencias fueron rigurosamente probadas a muchos niveles.[15]​ Se reconoció que las organizaciones debían poder aprender y adaptarse de maneras que nunca fueron tan evidentes antes[16]​ y los académicos empezaron a organizar y publicar obras definitivas sobre la gestión estratégica de la información y los sistemas de información.[4][17]​ Concurrentemente, las ideas de la gerencia de proceso del negocio[18]​ y la gerencia del conocimiento[19]​ aunque mucho del pensamiento temprano optimista sobre el rediseño del proceso del negocio se ha desacreditado desde entonces en la literatura de la gerencia de información.[20]​ En el campo de los estudios estratégicos, se considera de la máxima prioridad la comprensión del entorno de información, concebido como el agregado de individuos, organizaciones y sistemas que recolectan, procesan, difunden o actúan sobre la información. Este entorno consta de tres dimensiones interrelacionadas que interactúan continuamente con individuos, organizaciones y sistemas. Estas dimensiones son las físicas, informativas y cognitivas.[21]

Alineación de la tecnología y la estrategia empresarial con la gestión de la información

Venkatraman ha proporcionado una visión simple de las capacidades necesarias de una organización que desea administrar bien la información – el modelo DICAR (véase más arriba). También trabajó con otros para entender cómo se podrían alinear adecuadamente las estrategias tecnológicas y de negocios para identificar las capacidades específicas que se necesitan.[22]​ Este trabajo fue paralelo a por otros escritores en el mundo de la consulta,[23]​ práctica[24]​ y academia.[25]

Un modelo de portafolio contemporáneo para la información

Bytheway ha recopilado y organizado herramientas y técnicas básicas para la gestión de la información en un solo volumen.[6]​ En el centro de su visión de la gestión de la información se encuentra un modelo de cartera que tiene en cuenta el creciente interés por las fuentes externas de información y la necesidad de organizar la información no estructurada externa para que sea útil (ver la figura).

Una cartera de información como esta muestra cómo la información puede ser recopilada y organizada de manera útil, en cuatro etapas:

Etapa 1: Aprovechamiento de la información pública: reconocer y adoptar esquemas externos bien estructurados de datos de referencia, tales como códigos postales, datos meteorológicos, datos de posicionamiento GPS y horarios de viaje, ejemplificados en la prensa de cómputo personal.[26]

Etapa 2: Etiquetado del ruido en la World Wide Web: utilice esquemas existentes como códigos postales y datos GPS o más típicamente agregando "etiquetas" o construya una ontología formal que proporcione estructura. Shirky ofrece una visión general de estos dos enfoques.[27]

Etapa 3: Tamizado y análisis: en el mundo más amplio las ontologías generalizadas que se están desarrollando se extienden a centenares de entidades y centenares de relaciones entre ellas y proporcionan los medios para obtener significado a partir de grandes volúmenes de datos. Las bases de datos estructuradas funcionan mejor cuando esa estructura refleja un modelo de información de nivel más alto: una ontología o un modelo de entidad-relación.[28]

Etapa 4: Estructuración y archivo: con el gran volumen de datos disponibles de fuentes como la web social y de los sistemas de telemetría en miniatura utilizados en la gestión de la salud personal, nuevas formas de archivar y luego rastrear datos para obtener información significativa. Los métodos de reducción de mapas, originados por la programación funcional, son una forma más reciente de obtener información de grandes conjuntos de datos de archivo que se está volviendo interesante para las empresas habituales que tienen recursos de información muy grandes para trabajar, pero requiere avanzadas recursos multi-procesador.[29]

Competencias para gestionar bien la información

El Cuerpo de Conocimientos de Gestión de la Información (IMBOK, por sus siglas en inglés) se hizo disponible en la World Wide Web en 2004[30]​ y se propone demostrar que las competencias de gestión necesarias para obtener beneficios reales de una inversión en información son complejas y de varias capas. El modelo marco que es la base para entender las competencias comprende seis áreas de "conocimiento" y cuatro áreas de "proceso":

Las áreas de conocimiento de gestión de la información

El IMBOK se basa en el argumento de que existen seis áreas de competencia de gestión requeridas, dos de las cuales ("gestión de procesos de negocios" y "gestión de información empresarial") están estrechamente relacionadas.[31]

  • Tecnología de la información: El ritmo de cambio de tecnología y la presión para adquirir constantemente los productos tecnológicos más novedosos pueden socavar la estabilidad de la infraestructura que soporta los sistemas y, por lo tanto, optimizar los procesos del negocio y ofrece ventajas. Es necesario gestionar el "lado de la oferta" y reconocer que la tecnología se está convirtiendo cada vez más en una mercancía.[32]
  • Sistema de información: Mientras que históricamente los sistemas de información fueron desarrollados internamente, a lo largo de los años ha llegado a ser posible adquirir la mayoría de los sistemas de software que una organización necesita de la industria del paquete de software. Sin embargo, todavía existe la posibilidad de una ventaja competitiva a partir de la implementación de nuevas ideas de sistemas que entreguen a las intenciones estratégicas de las organizaciones.[4]
  • Procesos de negocio e información de negocios: Los sistemas de información se aplican a los procesos del negocio para mejorarlos, y aportan datos al negocio que se vuelve útil como información de negocio. La gestión de procesos de negocio sigue siendo considerada como una idea relativamente nueva porque no se adopta universalmente y ha sido difícil en muchos casos; la gestión de la información empresarial es aún más un desafío.[33][34]
  • Beneficio de negocio: ¿Cuáles son los beneficios que estamos buscando? Es necesario no sólo ser brutalmente honesto acerca de lo que se puede lograr, sino también asegurar la gestión activa y la evaluación de la prestación de beneficios. Desde el surgimiento y la popularización del Balanced Scorecard[35]​ ha habido un gran interés en la gestión del desempeño empresarial, pero no se ha hecho mucho esfuerzo para relacionar la gestión del desempeño empresarial con los beneficios de la tecnología de la información inversiones y la introducción de nuevos sistemas de información hasta el cambio de milenio.[25]
  • Estrategia de negocios: aunque muy lejos de las cotidiano cuestiones de gestión de la información en las organizaciones, la estrategia en la mayoría de las organizaciones simplemente debe ser informada por las oportunidades de tecnología de la información y sistemas de información, ya sea para abordar los pobres rendimiento o para mejorar la diferenciación y la competitividad. Las herramientas de análisis estratégico, como la cadena de valor y el análisis de factor crítico de éxito, dependen directamente de la debida atención a la información que es (o podría ser) administrada.[4]

Los procesos de gestión de la información

Incluso con la capacidad y la competencia completas dentro de las seis áreas del conocimiento, se discute que las cosas puedan todavía ir mal. El problema radica en la migración de ideas y el valor de la gestión de la información de un área de competencia a otra. Resumiendo lo que Bytheway explica con cierto detalle (y respaldado por referencias secundarias seleccionadas):[36]

  • Proyectos: La tecnología de la información es sin valor hasta que se diseña en sistemas de información que satisfagan las necesidades del negocio por medio de la buena gestión de proyectos.[37]
  • Cambio de negocio: los mejores sistemas de información tienen éxito en la entrega de beneficios a través del logro del cambio dentro de los sistemas de negocio, pero la gente no aprecia el cambio que hace nuevas demandas sobre sus habilidades en las maneras que los nuevos sistemas de información hacen a menudo. Contrariamente a las expectativas comunes, hay algunas pruebas de que el sector público ha logrado un cambio de negocio inducido por la tecnología de la información.[38]
  • Operaciones de negocio: Con nuevos sistemas en el lugar, con procesos de negocio e información de negocio mejorada, y con el personal finalmente listo y capaz de trabajar con nuevos procesos, entonces el negocio puede llegar a trabajar, incluso cuando los nuevos sistemas se extienden mucho más allá de los límites de un solo negocio.[39]
  • Gestión del desempeño: Las inversiones ya no son solamente sobre los resultados financieros, el éxito financiero debe ser equilibrado con la eficiencia interna, la satisfacción del cliente, y con el aprendizaje y desarrollo organizacional.[35]

Resumen

Siempre hay muchas maneras de ver un negocio, y el punto de vista de gestión de la información es sólo una manera. Es importante recordar que otras áreas de la actividad empresarial también contribuirán a la estrategia – no es sólo una buena gestión de la información la que mueve un negocio hacia adelante. El gobierno corporativo, la gestión de recursos humanos, el desarrollo de productos y la comercialización tendrán un papel importante que desempeñar de manera estratégica, y no debemos ver un solo dominio de la actividad como única fuente de éxito estratégico. Por otro lado, el gobierno corporativo, la gestión de los recursos humanos, el desarrollo de productos y el marketing dependen de una gestión eficaz de la información, y así, en el análisis final, nuestra competencia para gestionar bien la información, sobre la base amplia que se ofrece aquí, se puede decir que es predominante.

Operacionalizar la gestión de la información

Gestionar el cambio requerido

Las organizaciones a menudo se enfrentan a muchos desafíos y problemas de gestión de la información a nivel operacional, especialmente cuando se engendra un cambio organizativo. La novedad de las nuevas arquitecturas de sistemas y la falta de experiencia con los nuevos estilos de gestión de la información requiere un nivel de gestión del cambio organizacional que es notoriamente difícil de entregar. Como resultado de una renuencia general de la organización a cambiar, de permitir nuevas formas de gestión de la información, podría haber (por ejemplo): un déficit en los recursos requeridos, un incumplimiento de las nuevas clases de información y los nuevos procedimientos que los utilizan, la falta de apoyo de la alta dirección conduce a una pérdida de la visión estratégica, e incluso a una maniobra política que socava el funcionamiento de toda la organización.[40]​ Sin embargo, la aplicación de nuevas formas de gestión de la información debería conducir normalmente a beneficios operacionales.

Los primeros trabajos de Galbraith

En el trabajo temprano, tomando una visión de procesamiento de la información del diseño de la organización, Jay Galbraith ha identificado cinco áreas tácticas para aumentar la capacidad de procesamiento de información y reducir la necesidad de procesamiento de información.[41]

  • Desarrollar, implementar y monitorear todos los aspectos del "medio ambiente" de una organización.
  • Creación de recursos flojos con el fin de disminuir la carga sobre la jerarquía general de los recursos y reducir el procesamiento de la información relacionada con la sobrecarga.
  • Creación de tareas autónomas con límites definidos y que puedan lograr el cierre adecuado, y con todos los recursos a mano necesarios para realizar la tarea.
  • Reconocimiento de las relaciones laterales que atraviesan unidades funcionales, con el fin de mover el poder de decisión al proceso en lugar de fragmentarlo dentro de la jerarquía.
  • Inversión en sistemas de información verticales que enrutan flujos de información para una tarea específica (o conjunto de tareas) de acuerdo con la lógica de negocio aplicada.

La organización matricial

El concepto de relaciones laterales conduce a una forma organizativa que es diferente de la jerarquía simple, la "organización matricial". Esto reúne la visión vertical (jerárquica) de una organización y la visión horizontal (producto o proyecto) de la obra que hace visible al mundo exterior. La creación de una organización matricial es una respuesta de gestión a una fluidez persistente de la demanda externa, evitando la múltiples y las respuestas falsas a las demandas episódicas que tienden a ser tratadas individualmente.

Véase también

Referencias

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  2. Venkatraman, N. (1994). «IT-Enabled Business Transformation: From Automation to Business Scope Redefinition» (en inglés). 
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Este articulo o seccion necesita referencias que aparezcan en una publicacion acreditada Este aviso fue puesto el 21 de enero de 2016 No confundir con Gestion de contenido empresarial o Gestion del conocimiento Gestion de la Informacion GI se refiere a un ciclo de actividad organizacional y al desarrollo simulacion o modelado de sistemas de informacion aplicables a areas de gestion en organizaciones para la adquisicion de informacion de una o mas fuentes la custodia y la distribucion de esa informacion a aquellos que la necesitan y su disposicion final a traves del archivado o borrado Este ciclo de implicacion organizacional con la informacion implica a una variedad de partes interesadas incluyendo las que son responsables de asegurar la calidad la accesibilidad y la utilidad de la informacion adquirida los responsables de su almacenamiento y eliminacion seguros y los que lo necesitan para tomar decisiones Los interesados podrian tener derecho a originar cambiar distribuir o eliminar informacion de acuerdo con las politicas de gestion de la informacion organizativa La gestion de la informacion abarca todos los conceptos genericos de la gestion incluyendo la planificacion organizacion estructuracion procesamiento control evaluacion y presentacion de informes de actividades de informacion todo lo cual es necesario para satisfacer las necesidades de aquellos con roles o funciones organizacionales que dependen de la informacion Estos conceptos genericos permiten que la informacion sea presentada a la audiencia o al grupo correcto de personas Despues de que los individuos sean capaces de poner esa informacion a utilizar entonces gana mas valor La gestion de la informacion esta estrechamente relacionada con la gestion de datos sistemas tecnologia procesos y donde la disponibilidad de informacion es critica para el exito organizacional estrategia Esta vision amplia del ambito de la gestion de la informacion contrasta con la vision anterior mas tradicional de que el ciclo de vida de la gestion de la informacion es un asunto operacional que requiere procedimientos especificos capacidades organizativas y normas que tratan con informacion como un producto o un servicio Indice 1 Historia 1 1 Ideas emergentes de la gestion de datos 1 2 Posicionamiento de la gestion de la informacion en el cuadro mayor 2 Antecedentes teoricos 2 1 Teorias conductuales y organizacionales 2 2 Teoria economica 3 Gestion estrategica de la informacion 3 1 Antecedentes 3 2 Alineacion de la tecnologia y la estrategia empresarial con la gestion de la informacion 3 3 Un modelo de portafolio contemporaneo para la informacion 3 4 Competencias para gestionar bien la informacion 3 4 1 Las areas de conocimiento de gestion de la informacion 3 4 2 Los procesos de gestion de la informacion 3 5 Resumen 4 Operacionalizar la gestion de la informacion 4 1 Gestionar el cambio requerido 4 2 Los primeros trabajos de Galbraith 4 3 La organizacion matricial 5 Vease tambien 6 ReferenciasHistoria EditarIdeas emergentes de la gestion de datos Editar En la decada de 1970 la gestion de la informacion en gran medida se referia a lo que ahora se denomina gestion de datos tarjetas perforadas cintas magneticas y otros medios de mantenimiento de registros que implican un ciclo de vida de tales formatos que requieren origen distribucion respaldo mantenimiento y eliminacion En este momento el enorme potencial de la tecnologia de la informacion comenzo a ser reconocido por ejemplo un solo chip que almacenaba un libro entero o el correo electronico que movia mensajes al instante alrededor del mundo ideas notables en ese momento 1 Con la proliferacion de las tecnologias de la informacion y el alcance extendido de los sistemas de informacion en los anos ochenta y noventa 2 la gestion de la informacion tomo una nueva forma Las empresas progresistas como British Petroleum transformaron el vocabulario de lo que entonces era IT Management de modo que analistas de sistemas se convirtieron en analistas de negocios monopolio de suministro se convirtio en una mezcla de Insourcing y outsourcing y la gran funcion se transformo en equipos lean que empezaron a permitir cierta agilidad en los procesos que aprovechan la informacion para beneficio del negocio 3 El alcance del interes de la alta gerencia en British Petroleum se extendio desde la creacion de valor a traves de procesos comerciales mejorados basados en la gestion efectiva de la informacion permitiendo la implementacion de sistemas de informacion apropiados o aplicaciones que operaban en infraestructura de TI que fue subcontratado 3 De esta manera la gestion de la informacion ya no era un trabajo simple que podria ser realizado por cualquier persona que no tenia nada mas que hacer se convirtio en altamente estrategico y un asunto de atencion a la alta direccion Una comprension de las tecnologias involucradas la capacidad de gestionar los proyectos de sistemas de informacion y el cambio de negocio bien y la voluntad de alinear la tecnologia y las estrategias de negocio todo se hizo necesario 4 Posicionamiento de la gestion de la informacion en el cuadro mayor Editar En el periodo transitorio que conduce a la vision estrategica de la gestion de la informacion Venkatraman un fuerte defensor de este proceso de transicion y transformacion 2 ofrecio una simple disposicion de ideas que sucintamente trajeron la gestion de datos la gestion de la informacion y la gestion del conocimiento vease la figura argumentaron que Los datos que se mantienen en la infraestructura de TI tienen que ser interpretados para renderizar informacion La informacion en nuestros sistemas de informacion debe ser entendida para emerger como conocimiento El conocimiento permite a los gerentes tomar decisiones efectivas Las decisiones eficaces tienen que conducir a acciones apropiadas Se espera que las acciones apropiadas proporcionen resultados significativos Esto a menudo se conoce como el modelo DICAR Datos Informacion Conocimiento Accion y Resultado 5 da una pista fuerte en cuanto a las capas implicadas en alinear tecnologia y estrategias organizativas y puede ser visto como momento crucial en cambiar actitudes a la gerencia de la informacion El reconocimiento de que la gestion de la informacion es una inversion que debe aportar resultados significativos es importante para todas las organizaciones modernas que dependen de la informacion y de la buena toma de decisiones para su exito 6 Antecedentes teoricos EditarTeorias conductuales y organizacionales Editar Se cree comunmente que la buena gestion de la informacion es crucial para el buen funcionamiento de las organizaciones y aunque no existe una teoria comunmente aceptada de la gestion de la informacion per se las teorias conductuales y organizativas ayudan Despues de la teoria de la ciencia del comportamiento de la gerencia desarrollada principalmente en la Universidad de Carnegie Mellon y apoyado prominente por March y Simon 7 la mayor parte de lo que sucede en organizaciones modernas es realmente direccion de la informacion y toma de decision Un factor crucial en el manejo de la informacion y la toma de decisiones es la capacidad de un individuo para procesar informacion y tomar decisiones bajo limitaciones que puedan derivarse del contexto la edad de una persona la complejidad situacional o la falta de calidad requerida en la informacion que esta a la mano todo lo cual se ve exacerbado por el rapido avance de la tecnologia y los nuevos tipos de sistemas que permite especialmente porque la web social emerge como un fenomeno que las empresas no pueden ignorar Y sin embargo mucho antes de que hubiera un reconocimiento general de la importancia de la gestion de la informacion en las organizaciones March y Simon 7 argumentaban que las organizaciones tienen que ser consideradas como sistemas cooperativos con un alto nivel de procesamiento de la informacion y una vasta necesidad de tomar decisiones a varios niveles En vez de utilizar el modelo del hombre economico segun lo preconizado en teoria clasica 8 propusieron a hombre administrativo como alternativa basado en su argumentacion sobre los limites cognoscitivos de la racionalidad Ademas propusieron la nocion de satisfaccion que implica buscar a traves de las alternativas disponibles hasta que se cumpla un umbral de aceptabilidad otra idea que todavia tiene moneda 9 Teoria economica Editar Ademas de los factores organizativos mencionados en March y Simon hay otras cuestiones que surgen de la dinamica economica y medioambiental Existe el costo de recolectar y evaluar la informacion necesaria para tomar una decision incluyendo el tiempo y esfuerzo requeridos 10 El costo de transaccion asociado con los procesos de informacion puede ser alto En particular las normas y procedimientos organizacionales establecidos pueden impedir la toma de la decision mas apropiada lo que conduce a resultados suboptimos 11 12 Este es un tema que se ha presentado como un problema importante con las organizaciones burocraticas que pierden las economias de cambio estrategico debido a actitudes arraigadas 13 Gestion estrategica de la informacion EditarAntecedentes Editar Segun la escuela Carnegie Mellon la capacidad de la organizacion para procesar la informacion es el nucleo de la competencia organizacional y de gestion y las estrategias de una organizacion deben estar disenadas para mejorar la capacidad de procesamiento de la informacion 14 y como los sistemas de informacion que proporcionan esa capacidad se formalizaron y automatizaron las competencias fueron rigurosamente probadas a muchos niveles 15 Se reconocio que las organizaciones debian poder aprender y adaptarse de maneras que nunca fueron tan evidentes antes 16 y los academicos empezaron a organizar y publicar obras definitivas sobre la gestion estrategica de la informacion y los sistemas de informacion 4 17 Concurrentemente las ideas de la gerencia de proceso del negocio 18 y la gerencia del conocimiento 19 aunque mucho del pensamiento temprano optimista sobre el rediseno del proceso del negocio se ha desacreditado desde entonces en la literatura de la gerencia de informacion 20 En el campo de los estudios estrategicos se considera de la maxima prioridad la comprension del entorno de informacion concebido como el agregado de individuos organizaciones y sistemas que recolectan procesan difunden o actuan sobre la informacion Este entorno consta de tres dimensiones interrelacionadas que interactuan continuamente con individuos organizaciones y sistemas Estas dimensiones son las fisicas informativas y cognitivas 21 Alineacion de la tecnologia y la estrategia empresarial con la gestion de la informacion Editar Venkatraman ha proporcionado una vision simple de las capacidades necesarias de una organizacion que desea administrar bien la informacion el modelo DICAR vease mas arriba Tambien trabajo con otros para entender como se podrian alinear adecuadamente las estrategias tecnologicas y de negocios para identificar las capacidades especificas que se necesitan 22 Este trabajo fue paralelo a por otros escritores en el mundo de la consulta 23 practica 24 y academia 25 Un modelo de portafolio contemporaneo para la informacion EditarBytheway ha recopilado y organizado herramientas y tecnicas basicas para la gestion de la informacion en un solo volumen 6 En el centro de su vision de la gestion de la informacion se encuentra un modelo de cartera que tiene en cuenta el creciente interes por las fuentes externas de informacion y la necesidad de organizar la informacion no estructurada externa para que sea util ver la figura Este modelo de cartera organiza cuestiones de abastecimiento interno y externo y gestion de la informacion que pueden ser estructuradas o no estructuradas Una cartera de informacion como esta muestra como la informacion puede ser recopilada y organizada de manera util en cuatro etapas Etapa 1 Aprovechamiento de la informacion publica reconocer y adoptar esquemas externos bien estructurados de datos de referencia tales como codigos postales datos meteorologicos datos de posicionamiento GPS y horarios de viaje ejemplificados en la prensa de computo personal 26 Etapa 2 Etiquetado del ruido en la World Wide Web utilice esquemas existentes como codigos postales y datos GPS o mas tipicamente agregando etiquetas o construya una ontologia formal que proporcione estructura Shirky ofrece una vision general de estos dos enfoques 27 Etapa 3 Tamizado y analisis en el mundo mas amplio las ontologias generalizadas que se estan desarrollando se extienden a centenares de entidades y centenares de relaciones entre ellas y proporcionan los medios para obtener significado a partir de grandes volumenes de datos Las bases de datos estructuradas funcionan mejor cuando esa estructura refleja un modelo de informacion de nivel mas alto una ontologia o un modelo de entidad relacion 28 Etapa 4 Estructuracion y archivo con el gran volumen de datos disponibles de fuentes como la web social y de los sistemas de telemetria en miniatura utilizados en la gestion de la salud personal nuevas formas de archivar y luego rastrear datos para obtener informacion significativa Los metodos de reduccion de mapas originados por la programacion funcional son una forma mas reciente de obtener informacion de grandes conjuntos de datos de archivo que se esta volviendo interesante para las empresas habituales que tienen recursos de informacion muy grandes para trabajar pero requiere avanzadas recursos multi procesador 29 Competencias para gestionar bien la informacion Editar El Cuerpo de Conocimientos de Gestion de la Informacion IMBOK por sus siglas en ingles se hizo disponible en la World Wide Web en 2004 30 y se propone demostrar que las competencias de gestion necesarias para obtener beneficios reales de una inversion en informacion son complejas y de varias capas El modelo marco que es la base para entender las competencias comprende seis areas de conocimiento y cuatro areas de proceso Las areas de conocimiento de gestion de la informacion Editar El IMBOK se basa en el argumento de que existen seis areas de competencia de gestion requeridas dos de las cuales gestion de procesos de negocios y gestion de informacion empresarial estan estrechamente relacionadas 31 Tecnologia de la informacion El ritmo de cambio de tecnologia y la presion para adquirir constantemente los productos tecnologicos mas novedosos pueden socavar la estabilidad de la infraestructura que soporta los sistemas y por lo tanto optimizar los procesos del negocio y ofrece ventajas Es necesario gestionar el lado de la oferta y reconocer que la tecnologia se esta convirtiendo cada vez mas en una mercancia 32 Sistema de informacion Mientras que historicamente los sistemas de informacion fueron desarrollados internamente a lo largo de los anos ha llegado a ser posible adquirir la mayoria de los sistemas de software que una organizacion necesita de la industria del paquete de software Sin embargo todavia existe la posibilidad de una ventaja competitiva a partir de la implementacion de nuevas ideas de sistemas que entreguen a las intenciones estrategicas de las organizaciones 4 Procesos de negocio e informacion de negocios Los sistemas de informacion se aplican a los procesos del negocio para mejorarlos y aportan datos al negocio que se vuelve util como informacion de negocio La gestion de procesos de negocio sigue siendo considerada como una idea relativamente nueva porque no se adopta universalmente y ha sido dificil en muchos casos la gestion de la informacion empresarial es aun mas un desafio 33 34 Beneficio de negocio Cuales son los beneficios que estamos buscando Es necesario no solo ser brutalmente honesto acerca de lo que se puede lograr sino tambien asegurar la gestion activa y la evaluacion de la prestacion de beneficios Desde el surgimiento y la popularizacion del Balanced Scorecard 35 ha habido un gran interes en la gestion del desempeno empresarial pero no se ha hecho mucho esfuerzo para relacionar la gestion del desempeno empresarial con los beneficios de la tecnologia de la informacion inversiones y la introduccion de nuevos sistemas de informacion hasta el cambio de milenio 25 Estrategia de negocios aunque muy lejos de las cotidiano cuestiones de gestion de la informacion en las organizaciones la estrategia en la mayoria de las organizaciones simplemente debe ser informada por las oportunidades de tecnologia de la informacion y sistemas de informacion ya sea para abordar los pobres rendimiento o para mejorar la diferenciacion y la competitividad Las herramientas de analisis estrategico como la cadena de valor y el analisis de factor critico de exito dependen directamente de la debida atencion a la informacion que es o podria ser administrada 4 Los procesos de gestion de la informacion Editar Incluso con la capacidad y la competencia completas dentro de las seis areas del conocimiento se discute que las cosas puedan todavia ir mal El problema radica en la migracion de ideas y el valor de la gestion de la informacion de un area de competencia a otra Resumiendo lo que Bytheway explica con cierto detalle y respaldado por referencias secundarias seleccionadas 36 Proyectos La tecnologia de la informacion es sin valor hasta que se disena en sistemas de informacion que satisfagan las necesidades del negocio por medio de la buena gestion de proyectos 37 Cambio de negocio los mejores sistemas de informacion tienen exito en la entrega de beneficios a traves del logro del cambio dentro de los sistemas de negocio pero la gente no aprecia el cambio que hace nuevas demandas sobre sus habilidades en las maneras que los nuevos sistemas de informacion hacen a menudo Contrariamente a las expectativas comunes hay algunas pruebas de que el sector publico ha logrado un cambio de negocio inducido por la tecnologia de la informacion 38 Operaciones de negocio Con nuevos sistemas en el lugar con procesos de negocio e informacion de negocio mejorada y con el personal finalmente listo y capaz de trabajar con nuevos procesos entonces el negocio puede llegar a trabajar incluso cuando los nuevos sistemas se extienden mucho mas alla de los limites de un solo negocio 39 Gestion del desempeno Las inversiones ya no son solamente sobre los resultados financieros el exito financiero debe ser equilibrado con la eficiencia interna la satisfaccion del cliente y con el aprendizaje y desarrollo organizacional 35 Resumen Editar Siempre hay muchas maneras de ver un negocio y el punto de vista de gestion de la informacion es solo una manera Es importante recordar que otras areas de la actividad empresarial tambien contribuiran a la estrategia no es solo una buena gestion de la informacion la que mueve un negocio hacia adelante El gobierno corporativo la gestion de recursos humanos el desarrollo de productos y la comercializacion tendran un papel importante que desempenar de manera estrategica y no debemos ver un solo dominio de la actividad como unica fuente de exito estrategico Por otro lado el gobierno corporativo la gestion de los recursos humanos el desarrollo de productos y el marketing dependen de una gestion eficaz de la informacion y asi en el analisis final nuestra competencia para gestionar bien la informacion sobre la base amplia que se ofrece aqui se puede decir que es predominante Operacionalizar la gestion de la informacion EditarGestionar el cambio requerido Editar Las organizaciones a menudo se enfrentan a muchos desafios y problemas de gestion de la informacion a nivel operacional especialmente cuando se engendra un cambio organizativo La novedad de las nuevas arquitecturas de sistemas y la falta de experiencia con los nuevos estilos de gestion de la informacion requiere un nivel de gestion del cambio organizacional que es notoriamente dificil de entregar Como resultado de una renuencia general de la organizacion a cambiar de permitir nuevas formas de gestion de la informacion podria haber por ejemplo un deficit en los recursos requeridos un incumplimiento de las nuevas clases de informacion y los nuevos procedimientos que los utilizan la falta de apoyo de la alta direccion conduce a una perdida de la vision estrategica e incluso a una maniobra politica que socava el funcionamiento de toda la organizacion 40 Sin embargo la aplicacion de nuevas formas de gestion de la informacion deberia conducir normalmente a beneficios operacionales Los primeros trabajos de Galbraith Editar En el trabajo temprano tomando una vision de procesamiento de la informacion del diseno de la organizacion Jay Galbraith ha identificado cinco areas tacticas para aumentar la capacidad de procesamiento de informacion y reducir la necesidad de procesamiento de informacion 41 Desarrollar implementar y monitorear todos los aspectos del medio ambiente de una organizacion Creacion de recursos flojos con el fin de disminuir la carga sobre la jerarquia general de los recursos y reducir el procesamiento de la informacion relacionada con la sobrecarga Creacion de tareas autonomas con limites definidos y que puedan lograr el cierre adecuado y con todos los recursos a mano necesarios para realizar la tarea Reconocimiento de las relaciones laterales que atraviesan unidades funcionales con el fin de mover el poder de decision al proceso en lugar de fragmentarlo dentro de la jerarquia Inversion en sistemas de informacion verticales que enrutan flujos de informacion para una tarea especifica o conjunto de tareas de acuerdo con la logica de negocio aplicada La organizacion matricial Editar El concepto de relaciones laterales conduce a una forma organizativa que es diferente de la jerarquia simple la organizacion matricial Esto reune la vision vertical jerarquica de una organizacion y la vision horizontal producto o proyecto de la obra que hace visible al mundo exterior La creacion de una organizacion matricial es una respuesta de gestion a una fluidez persistente de la demanda externa evitando la multiples y las respuestas falsas a las demandas episodicas que tienden a ser tratadas individualmente Vease tambien EditarRecords Management Gestion del Conocimiento Tecnologia de la Informacion Sistema de Informacion Gestion de Proyectos Proceso de Negocio Cuadro de Mando Integral Gestion Estrategica Gestion de Datos Gestion de Contenido Licenciatura en Gestion de la Informacion Maestria en Gestion de la InformacionReferencias Editar Evans C 1979 London Victor Gollancz ed The Mighty Micro en ingles a b Venkatraman N 1994 IT Enabled Business Transformation From Automation to Business Scope Redefinition en ingles a b Cross John Earl Michael J Sampler Jeffrey L 1997 Transformation of the IT Function at British Petroleum MIS Quarterly 21 4 401 423 doi 10 2307 249721 Consultado el 4 de mayo de 2018 a b c d Strategic Planning for Information Systems 3rd Edition Wiley com en ingles estadounidense 26 de marzo de 2013 Consultado el 4 de mayo de 2018 Beyond Outsourcing 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