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Gestión de información personal

Marcha 31, 2022

El concepto de gestión de información personal (Personal Information Management, PIM) se utiliza en la bibliografía especializada con dos sentidos: como actividad y como disciplina de estudio.

Como actividad, es el conjunto de acciones que las personas realizan con el fin de obtener, crear, organizar, almacenar, mantener y reencontrar piezas de información como, por ejemplo, documentos (de papel y digitales), páginas web y mensajes electrónicos para completar tareas personales o laborales de la vida cotidiana y cumplir con diversas responsabilidades (familiares, laborales, sociales o comunitarias).[1]​

Instrumentos como, por ejemplo, los organizadores personales, ayudan a dedicar menos tiempo a absorbentes actividades de gestión que inducen a cometer errores. Así, dejan más tiempo para hacer un uso creativo e inteligente de la información a fin de concluir tareas o simplemente disfrutar de ella.[2]​ Varias aplicaciones informáticas[3]​ se han desarrollado con la intención de facilitar la gestión de información personal.

Como disciplina, se ocupa del estudio de esas acciones para hallar el mejor modo de asegurar que un documento o un canal de información, una vez localizado, vuelva a estar disponible cuando sea necesario. Se encarga también de proponer estrategias para aproximarse a la situación ideal respecto a la gestión de la información personal: disponer siempre de la información pertinente en el lugar oportuno, en la forma adecuada y con un grado suficiente de calidad y completitud para satisfacer cualquier necesidad que surja. Está relacionada con materias como la gestión de la información, la búsqueda y recuperación de información, la interacción persona- computadora, la gestión del conocimiento, la gestión de bases de datos, la psicología cognitiva y la ciencia de la información.

Información personal

La información personal es la que alguien guarda para uso personal.[4]​ Se trata de documentos de uso cotidiano, almacenados en un ordenador y que se han creado utilizando diversas aplicaciones informáticas, como procesadores de texto, correo electrónico, administradores de direcciones de Internet, software fotográfico...

Son información personal las notas personales, agendas personales, listas (incluidas las de tareas), fechas significativas y recordatorios (cumpleaños, aniversarios, citas y compromisos...), mensajes electrónicos e instantáneos, fotografías, comunicaciones vía fax o almacenadas en un buzón de voz, componentes de la gestión de un proyecto, suscripciones (incluidos los canales de noticias RSS o Atom), alertas y referencias (incluidas las bibliográficas y los sitios web de interés).

La información puede ser personal porque pertenezca al individuo (ficheros en el ordenador personal, fotografías), se refiera a él (historial médico, historial de navegación web), vaya dirigida a él (mensajes, notas, anuncios), la haya enviado o publicado (mensajes, informe personal, artículo publicado), la haya experimentado (webs, programas de televisión) o le sea útil o relevante (ficheros, presentaciones). [5]​

En la literatura sobre el tema, se distinguen tres niveles: piezas, elementos u objetos; colecciones y espacios de información personal.

Las piezas de información son documentos de papel o digitales, o las referencias a cualquiera de estos. Es información empaquetada con expectativas de persistir, encapsulada de tal manera que se puede almacenar, describir (con metadatos u otras propiedades), trasladar, nombrar, copiar, distribuir, eliminar y transformar.[6]​

Una colección de información personal es un conjunto de elementos de información definido por las actividades del individuo más que por la forma de la información. Hace referencia a la organización personal e incluye elementos de información, estructuras para representar y organizar la información y puntos de acceso como punteros y enlaces. Se trata de una construcción intelectual y personal del individuo. [3]​

El espacio personal de información es un dominio abstracto, que abarca todos los objetos y colecciones de información personal del individuo y también incluye las aplicaciones de software que sirven para su adquisición, organización, mantenimiento y recuperación. [3]​[7]​

Actividades de la gestión de información personal

Las actividades de la gestión de información personal se pueden clasificar en tres categorías: actividades de encuentro y reencuentro (en inglés finding-refinding), actividades de guardado (en inglés keeping) y actividades de mantenimiento y organización, que en la literatura especializada en inglés se denominan metalevel activities.[4]​

En la actualidad, reencontrar información personal es un problema difícil, debido al aumento exponencial de esta y a su fragmentación. La información personal de un individuo está fragmentada, porque se presenta en diferentes formatos  (papel y electrónico); porque está contenida en distintos tipos de documentos (texto, música, fotografía, enlace, páginas web…) y también porque se ha creado con distintos programas y se gestiona de diferente manera (carpetas, marcadores…). Reencontrar información personal es un proceso formado por 4 actividades: acordarse de consultar, recuperar, reconocer y repetir si es preciso.[8]​

Las actividades de guardado son las que realiza la persona ante la información que cree que puede utilizar más adelante. Por ejemplo, guardar un artículo en una carpeta con una determinada etiqueta, añadir un marcador a la barra de favoritos, enviarse a uno mismo una referencia… son actividades de este tipo.

Realizar actividades de organización y mantenimiento permite caracterizar la información, saber qué se posee y controlar el espacio personal de información para poder recuperarla cuando sea necesario Aunque los ordenadores personales cada vez tienen más capacidad de almacenamiento, las actividades de organización y mantenimiento siguen siendo necesarias, porque si se mantiene toda la información personal sin realizar labores de administración, con el tiempo, se olvida lo que se tiene y no se puede distinguir fácilmente entre lo importante y lo inútil.[9]​ Otro problema que se plantea a la hora de gestionar información personal es, de nuevo, su fragmentación, que hace que se utilicen distintos criterios a la hora de organizarla. [2]​

Modelos de gestión de información personal

Existen dos aproximaciones para la administración de la información personal: la fragmentación y la no fragmentación o integración. La primera separa los documentos según tipos y propósitos y trabaja con metodología y tecnología distinta para cada tipo. La segunda utiliza una sola plataforma para organizar los documentos personales.[10]​

Entre las estrategias integradoras están:[2]​ la integración mediante búsqueda, utilizando buscadores de escritorio junto a una jerarquía de carpetas y a un sistema de etiquetado; el uso del correo electrónico que permite relacionar mensajes y tareas y archivar y clasificar información diversa; definiendo proyectos, de forma que se relaciona el acceso y creación de información con la planificación y ejecución de un proyecto; organizando la información mediante propiedades; utilizando ontologías personales para vincular "conceptos" a los ficheros y directorios y mapas conceptuales para relacionarlos.[3]​

La gestión de información personal como disciplina

La gestión de información personal es una disciplina reciente. El término gestión de información lo acuñó Lansdale en 1988.[8]​ Los primeros trabajos en la materia se centraron en el análisis de herramientas de gestión de información personal como el correo electrónico o los calendarios y no consideraban cuestiones como el uso simultáneo de múltiples herramientas o la gestión conjunta de información fragmentada utilizando una única herramienta.

En el congreso CHI 2004 [1](Conference for Human Computer Interaction), celebrado en Viena, se creó un grupo de investigación sobre gestión de la información personal, en el que se abordaron temas como el diseño y evaluación de herramientas, aspectos teóricos como su definición y las actividades que abarca, teorías que guían el diseño de la gestión de información personal o la investigación en las prácticas y requisitos de los usuarios. [11]​

En enero de 2005 se celebró en Seattle un workshop sobre gestión de información personal. Entre los objetivos se incluían: examinar qué es la gestión de información personal como campo de investigación, establecer los problemas y desafíos clave en la materia, identificar aproximaciones a la materia y crear una comunidad de investigación sobre el tema. [12]​

Desde ese momento, se han publicado numerosos libros y artículos sobre el tema. Algunos se centran en analizar las conductas de una muestra de individuos a la hora de gestionar su información personal y otros en proponer estrategias y metodologías para la administración de la información personal.[13]​

Referencias

  1. Franganillo, Jorge (2009). «Gestión de información personal: elementos, actividades e integración». El profesional de la información, vol. 18, núm. 4, julio-agosto de 2009, p. 399-406.
  2. ↑ Franganillo, Jorge (2018). Gestión de información personal: integración mediante el correo electrónico. Barcelona: UOC, 2018. ISBN 9788491803003.
  3. ↑ Tramullas, Jesús; Sánchez Casabón, Ana I.; Garrido Picazo, Piedad (2009). «Gestión de información personal con software para mapas conceptuales». El Profesional de la Información, 18, 6: 601-612. 
  4. ↑ Jones, William; Teevan, Jamie (2007). Personal information management. University of Washington Press. ISBN 9780295800684. 
  5. Jones, William (2008). Keeping found things found : the study and practice of personal information management. Morgan Kaufmann Publishers. ISBN 9780080554150. 
  6. Jones, William; Bruce, Harry. «A Report on the NSF-Sponsored Workshop on Personal Information Management, Seattle, WA,2005». pim.ischool.washington.edu. Consultado el 15 de diciembre de 2018. 
  7. Jones, William (2007). «Personal Information Management». En Cronin, Blaise (ed.), ed. Annual Review of Information Science and Technology 41: 453-504. 
  8. ↑ Lansdale, Mark W (1988). «The psychology of personal information management». Applied Ergonomics 19 (1): 55-66. 
  9. Barreau, Deborah (2009). «"Gestión" de información personal, no solo "recuperación" de información personal». El profesional de la información 18 (4): 361-364. 
  10. Tarango, Javier; Lau, Jesús (2013). «La información personal en la era digital». Documentación de las Ciencias de la Información 36: 237-255. 
  11. Bergman, Ofer; Boardman, Richard; Gwizdka, Jacek; Jones, William (2004). «Personal Information Management». CHI '04 Extended Abstracts on Human Factors in Computing Systems. CHI EA '04 (ACM): 1598-1599. ISBN 9781581137033. doi:10.1145/985921.986164. Consultado el 19 de diciembre de 2018. 
  12. Jones, William; Bruce Harry. «A Report on the NSF Sponsored Workshop on Personal Information Management, Seattle, WA, 2005». Consultado el 19 de diciembre de 2018. 
  13. Ferran-Ferrer, Núria; Pérez-Montoro, Mario (2009). «Gestión de la información personal para usuarios avanzados en TIC». El profesional de la información 18 (4): 365-373. 
  •   Datos: Q1568118

Marcha 31, 2022
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El concepto de gestion de informacion personal Personal Information Management PIM se utiliza en la bibliografia especializada con dos sentidos como actividad y como disciplina de estudio Como actividad es el conjunto de acciones que las personas realizan con el fin de obtener crear organizar almacenar mantener y reencontrar piezas de informacion como por ejemplo documentos de papel y digitales paginas web y mensajes electronicos para completar tareas personales o laborales de la vida cotidiana y cumplir con diversas responsabilidades familiares laborales sociales o comunitarias 1 Instrumentos como por ejemplo los organizadores personales ayudan a dedicar menos tiempo a absorbentes actividades de gestion que inducen a cometer errores Asi dejan mas tiempo para hacer un uso creativo e inteligente de la informacion a fin de concluir tareas o simplemente disfrutar de ella 2 Varias aplicaciones informaticas 3 se han desarrollado con la intencion de facilitar la gestion de informacion personal Como disciplina se ocupa del estudio de esas acciones para hallar el mejor modo de asegurar que un documento o un canal de informacion una vez localizado vuelva a estar disponible cuando sea necesario Se encarga tambien de proponer estrategias para aproximarse a la situacion ideal respecto a la gestion de la informacion personal disponer siempre de la informacion pertinente en el lugar oportuno en la forma adecuada y con un grado suficiente de calidad y completitud para satisfacer cualquier necesidad que surja Esta relacionada con materias como la gestion de la informacion la busqueda y recuperacion de informacion la interaccion persona computadora la gestion del conocimiento la gestion de bases de datos la psicologia cognitiva y la ciencia de la informacion Indice 1 Informacion personal 2 Actividades de la gestion de informacion personal 3 Modelos de gestion de informacion personal 4 La gestion de informacion personal como disciplina 5 ReferenciasInformacion personal EditarLa informacion personal es la que alguien guarda para uso personal 4 Se trata de documentos de uso cotidiano almacenados en un ordenador y que se han creado utilizando diversas aplicaciones informaticas como procesadores de texto correo electronico administradores de direcciones de Internet software fotografico Son informacion personal las notas personales agendas personales listas incluidas las de tareas fechas significativas y recordatorios cumpleanos aniversarios citas y compromisos mensajes electronicos e instantaneos fotografias comunicaciones via fax o almacenadas en un buzon de voz componentes de la gestion de un proyecto suscripciones incluidos los canales de noticias RSS o Atom alertas y referencias incluidas las bibliograficas y los sitios web de interes La informacion puede ser personal porque pertenezca al individuo ficheros en el ordenador personal fotografias se refiera a el historial medico historial de navegacion web vaya dirigida a el mensajes notas anuncios la haya enviado o publicado mensajes informe personal articulo publicado la haya experimentado webs programas de television o le sea util o relevante ficheros presentaciones 5 En la literatura sobre el tema se distinguen tres niveles piezas elementos u objetos colecciones y espacios de informacion personal Las piezas de informacion son documentos de papel o digitales o las referencias a cualquiera de estos Es informacion empaquetada con expectativas de persistir encapsulada de tal manera que se puede almacenar describir con metadatos u otras propiedades trasladar nombrar copiar distribuir eliminar y transformar 6 Una coleccion de informacion personal es un conjunto de elementos de informacion definido por las actividades del individuo mas que por la forma de la informacion Hace referencia a la organizacion personal e incluye elementos de informacion estructuras para representar y organizar la informacion y puntos de acceso como punteros y enlaces Se trata de una construccion intelectual y personal del individuo 3 El espacio personal de informacion es un dominio abstracto que abarca todos los objetos y colecciones de informacion personal del individuo y tambien incluye las aplicaciones de software que sirven para su adquisicion organizacion mantenimiento y recuperacion 3 7 Actividades de la gestion de informacion personal EditarLas actividades de la gestion de informacion personal se pueden clasificar en tres categorias actividades de encuentro y reencuentro en ingles finding refinding actividades de guardado en ingles keeping y actividades de mantenimiento y organizacion que en la literatura especializada en ingles se denominan metalevel activities 4 En la actualidad reencontrar informacion personal es un problema dificil debido al aumento exponencial de esta y a su fragmentacion La informacion personal de un individuo esta fragmentada porque se presenta en diferentes formatos papel y electronico porque esta contenida en distintos tipos de documentos texto musica fotografia enlace paginas web y tambien porque se ha creado con distintos programas y se gestiona de diferente manera carpetas marcadores Reencontrar informacion personal es un proceso formado por 4 actividades acordarse de consultar recuperar reconocer y repetir si es preciso 8 Las actividades de guardado son las que realiza la persona ante la informacion que cree que puede utilizar mas adelante Por ejemplo guardar un articulo en una carpeta con una determinada etiqueta anadir un marcador a la barra de favoritos enviarse a uno mismo una referencia son actividades de este tipo Realizar actividades de organizacion y mantenimiento permite caracterizar la informacion saber que se posee y controlar el espacio personal de informacion para poder recuperarla cuando sea necesario Aunque los ordenadores personales cada vez tienen mas capacidad de almacenamiento las actividades de organizacion y mantenimiento siguen siendo necesarias porque si se mantiene toda la informacion personal sin realizar labores de administracion con el tiempo se olvida lo que se tiene y no se puede distinguir facilmente entre lo importante y lo inutil 9 Otro problema que se plantea a la hora de gestionar informacion personal es de nuevo su fragmentacion que hace que se utilicen distintos criterios a la hora de organizarla 2 Modelos de gestion de informacion personal EditarExisten dos aproximaciones para la administracion de la informacion personal la fragmentacion y la no fragmentacion o integracion La primera separa los documentos segun tipos y propositos y trabaja con metodologia y tecnologia distinta para cada tipo La segunda utiliza una sola plataforma para organizar los documentos personales 10 Entre las estrategias integradoras estan 2 la integracion mediante busqueda utilizando buscadores de escritorio junto a una jerarquia de carpetas y a un sistema de etiquetado el uso del correo electronico que permite relacionar mensajes y tareas y archivar y clasificar informacion diversa definiendo proyectos de forma que se relaciona el acceso y creacion de informacion con la planificacion y ejecucion de un proyecto organizando la informacion mediante propiedades utilizando ontologias personales para vincular conceptos a los ficheros y directorios y mapas conceptuales para relacionarlos 3 La gestion de informacion personal como disciplina EditarLa gestion de informacion personal es una disciplina reciente El termino gestion de informacion lo acuno Lansdale en 1988 8 Los primeros trabajos en la materia se centraron en el analisis de herramientas de gestion de informacion personal como el correo electronico o los calendarios y no consideraban cuestiones como el uso simultaneo de multiples herramientas o la gestion conjunta de informacion fragmentada utilizando una unica herramienta En el congreso CHI 2004 1 Conference for Human Computer Interaction celebrado en Viena se creo un grupo de investigacion sobre gestion de la informacion personal en el que se abordaron temas como el diseno y evaluacion de herramientas aspectos teoricos como su definicion y las actividades que abarca teorias que guian el diseno de la gestion de informacion personal o la investigacion en las practicas y requisitos de los usuarios 11 En enero de 2005 se celebro en Seattle un workshop sobre gestion de informacion personal Entre los objetivos se incluian examinar que es la gestion de informacion personal como campo de investigacion establecer los problemas y desafios clave en la materia identificar aproximaciones a la materia y crear una comunidad de investigacion sobre el tema 12 Desde ese momento se han publicado numerosos libros y articulos sobre el tema Algunos se centran en analizar las conductas de una muestra de individuos a la hora de gestionar su informacion personal y otros en proponer estrategias y metodologias para la administracion de la informacion personal 13 Referencias Editar Franganillo Jorge 2009 Gestion de informacion personal elementos actividades e integracion El profesional de la informacion vol 18 num 4 julio agosto de 2009 p 399 406 a b c Franganillo Jorge 2018 Gestion de informacion personal integracion mediante el correo electronico Barcelona UOC 2018 ISBN 9788491803003 a b c d Tramullas Jesus Sanchez Casabon Ana I Garrido Picazo Piedad 2009 Gestion de informacion personal con software para mapas conceptuales El Profesional de la Informacion 18 6 601 612 a b Jones William Teevan Jamie 2007 Personal information management University of Washington Press ISBN 9780295800684 Jones William 2008 Keeping found things found the study and practice of personal information management Morgan Kaufmann Publishers ISBN 9780080554150 Jones William Bruce Harry A Report on the NSF Sponsored Workshop on Personal Information Management Seattle WA 2005 pim ischool washington edu Consultado el 15 de diciembre de 2018 Jones William 2007 Personal Information Management En Cronin Blaise ed ed Annual Review of Information Science and Technology 41 453 504 a b Lansdale Mark W 1988 The psychology of personal information management Applied Ergonomics 19 1 55 66 Barreau Deborah 2009 Gestion de informacion personal no solo recuperacion de informacion personal El profesional de la informacion 18 4 361 364 Tarango Javier Lau Jesus 2013 La informacion personal en la era digital Documentacion de las Ciencias de la Informacion 36 237 255 Bergman Ofer Boardman Richard Gwizdka Jacek Jones William 2004 Personal Information Management CHI 04 Extended Abstracts on Human Factors in Computing Systems CHI EA 04 ACM 1598 1599 ISBN 9781581137033 doi 10 1145 985921 986164 Consultado el 19 de diciembre de 2018 Jones William Bruce Harry A Report on the NSF Sponsored Workshop on Personal Information Management Seattle WA 2005 Consultado el 19 de diciembre de 2018 Ferran Ferrer Nuria Perez Montoro Mario 2009 Gestion de la informacion personal para usuarios avanzados en TIC El profesional de la informacion 18 4 365 373 Datos Q1568118 Obtenido de https es 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